Projektbeschreibung

Der Kunde hatte im Jahr 2021 entschieden, ein vorhandenes CAFM (Computer Aided Facility Management) System durch ein neues System abzulösen.

Hierfür wurde bereits das Projektvorhaben erfolgreich geprüft. Die im Business Case festgestellten Kosten für den Einsatz des neuen CAFM Systems waren die Grundlage für die Vorbereitung einer EU-Ausschreibung.

ACG unterstützte den Kunden im Rahmen des Verhandlungsverfahrens bis zum Zuschlag für einen Bieter. Mit intensiven Vorbereitungsarbeiten wurde der wichtige Meilenstein, „die Bekanntmachung der EU-Ausschreibung“ veröffentlicht. Nach durchgeführtem Teilnahmewettbewerb und Abschluss der Angebotsphase über das best and final offer (BAFO) wurde der Zuschlag erteilt und die EU-Vergabe erfolgreich abgeschlossen.

Umsetzungszeitraum der EU-Ausschreibung: Februar 2021-Dezember 2021

Vorgehensweise

• Feststellung des Status Quo und Aufbau eines Projektplans
• Konsolidierung des Projektplans mit der Einkaufsorganisation in enger Zusammenarbeit mit dem Fachbereich.
• Erstellung einer Kriterienmatrix (Muss-/Kann-Kriterien) zur qualitativen Bewertung des Angebots.
• Finalisierung der EU-Ausschreibungsunterlagen
• Verhandlungsstrategie mit der Einkaufsorganisation festlegen
• Durchführung der Phasen: Teilnahmewettbewerb, Angebotsphase, Best and Final Offer
• Zuschlagserteilung für den Gewinner der EU-Ausschreibung

Ziele

Mit Auswahl eines neuen Standard-CAFM-Systems führt der Kunde eine IT-Standard-Software als SaaS-Lösung ein, mit der die Betriebsstabilität und -Sicherheit und die Weiterentwicklung sichergestellt werden. Der Kunde ist zukunftssicher aufgestellt und ist für weitere Herausforderung gerüstet.

Mit der Anbindung von mobilen Endgeräten, der Einbindung von Desk-Sharing Funktionen und der Hebung der Effizienzen im Instandhaltungsmanagement werden die Prozesse digitalisiert und zukünftig schneller abgewickelt und gleichzeitig dem Wandel in der heutigen Zeit angepasst.

Fazit: Der Zuschlag in der EU-Ausschreibung wurde erfolgreich für einen Teilnehmer erteilt => in time, quality and budget.

(Referenznummer 52966)